Скарги можуть бути пред’явлені як до діяльності сертифікованого фахівця, так і до діяльності ОСП.
Скарги приймаються до розгляду, якщо вони подані офіційно в письмовій формі на ім’я керівника ОСП.
Всі скарги реєструються у відповідному журналі. Реєстрації не підлягають скарги в яких не зазначено прізвище, ім’я, по батькові скаржника, його адреса. Такі скарги вважаються анонімними і розгляду не підлягають.
Термін подачі скарги не повинен перевищувати одного місяця від дня отримання рішення, яке оскаржується.
Подана скарга не зупиняє дії прийнятого рішення.
Після отримання скарги, ОСП письмово повідомляє скаржника про початок процедури розгляду поданої скарги, або про відмову у розгляді поданої скарги у випадку коли предмет скарги не належить до виключної компетенції та відповідальності ОСП.
За результатами розгляду скарги готується рішення по скарзі та пропозиції щодо впровадження коригувальних чи запобіжних дій (в разі потреби). Якщо в результаті розгляду скарги було отримано підтвердження порушення процедури сертифікації (порушення умов конфіденційності, неупередженості тощо), керівник ОСП забезпечує організацію і проведення заходів щодо усунення виявлених порушень.
На протязі трьох робочих днів після прийняття рішення по скарзі, скаржнику направляється письмова відповідь у якій обґрунтовано наводяться результати розгляду скарги та дії, що впроваджені (впроваджуються).
Термін розгляду скарги не перевищує 15 діб. Якщо термін розгляду скарги потребує більшого часу, про це повідомляється скаржнику.
При отриманні, оцінюванні і ухвалюванні рішення щодо скарг, ОСП враховує вимоги щодо дотриманням умов конфіденційності. Можливість розголошення предмету скарги і висновків за результатами її розгляду, а також обсяги такого розголошення, визначаються ОСП разом із скаржником і, у разі необхідності, із замовником.